Mario Neumann interviewt in seinem neuen Projektmanagement-Magazin "Abenteuer Projekte" Christoph Bommer. Dies tut er in seiner Rubrik "FÜNF FRAGEN" zum oft vernachlässigte Thema des Stakeholder-Management in Projekten.

Christoph, bevor wir das Thema Stakeholder-Management vertiefen, macht es Sinn zu fragen, wer denn alles zu den Stakeholdern eines Projektes gehört?

Vereinfacht gesagt, alle im Projektumfeld, die in irgendeiner Weise vom Projekt tangiert sind. Die International Project Management Association (IPMA) definiert als Stakeholder alle Einzelnen, Gruppen oder Organisationen, die an dem Projekt beteiligt sind, dieses beeinflussen, davon beeinflusst werden oder die an der Durchführung bzw. dem Ergebnis desselben interessiert sind. Dazu gehören Projektträger, Kunden und Benutzer, Auftragnehmer/Unterauftragnehmer, Allianz und Partnerschaften, das Projektteam sowie andere Projekte, Programme und Portfolios.

Warum ist Stakeholder-Management notwendig und welchen Einfluss hat das Stakeholder-Management auf den Projekterfolg?

Um den Projekterfolg zu erreichen, gilt es die Sachebene genauso wie die Beziehungsebene zu beachten. Am einfachsten lässt sich das am Beispiel der Anforderungen zeigen – oft einer der schwierigeren Aufgaben eines Projektes. Es gibt explizite Anforderungen, wie sie beispielsweise im Lastenheft schriftlich festgehalten sind – klar und sachlich diskutierbar. Es gibt aber auch implizite Erwartungen der Kunden, die unausgesprochen sind, aber als selbstverständlich angesehen werden. Diese sind sehr häufig die Ursache für Unstimmigkeiten und Konflikte und können nur über eine gute und offene Beziehung erfahren und gelöst werden. Das Stakeholder-Management betrifft also die Beziehungsebene, wobei diese für den Projekterfolg deutlich wichtiger ist.

Wie soll man das Stakeholder-Management angehen?

Es ist wichtig sich zu Beginn des Projektes seiner Stakeholder bewusst zu werden und zu überlegen welcher Stakeholder, wie vom Projekt betroffen sein wird. Am besten, indem man deren Sichtweise einnimmt. Dabei kann es Stakeholder geben, die wegen dem Projekt Veränderungen erfahren werden, was Unsicherheit auslösen kann. Es lohnt sich diese Ängste frühzeitig zu erkennen und Unterstützung anzubieten, um spätere und größere Konflikte zu vermeiden. Diese Unterstützung erfolgt in erster Linie durch klare Informationen. Es ist aber genauso wichtig die Stakeholder einzubeziehen, die dem Projekt gut gesinnt sind. Deren positive Einstellung zum Projekt soll für andere sichtbar werden und so das Projekt unterstützen. Spätestens wenn das Projekt in Schieflage gerät, ist man froh darum und kann davon profitieren.

Wie kann ich mein Projekt für die Stakeholder sichtbar machen und bei ihnen Wohlwollen erzeugen?

Als Projektleiter ist man zwangsläufig Vertreter und Botschafter seines Projektes. Diese Außenwirkung als Projektleiter ist aber nicht nur Bürde, sondern kann auch gezielt genutzt werden, um sein Projekt in den passenden Momenten ins richtige Licht zu rücken und Werbung für sein Projekt zu machen. Im richtigen Maß erzeugt dies bei den Stakeholdern Vertrauen und Wohlwollen. Dieses Wohlwollen kommt dem Projekt in entscheidenden Momenten immer wieder zugute. Es lohnt sich also aktiv Projektmarketing zu betreiben.

Welchen Stellenwert hat das Vertrauen im Stakeholder-Management und wie kann ich sicherstellen, dass mein Projekt in schwierigen Situationen die notwendige Unterstützung erfährt?

Es ist als Projektleiter wichtig nicht nur kompetent zu sein, sondern auch integer und verlässlich. Dazu gehört es auch unangenehme Botschaften offen und ehrlich zu kommunizieren. Damit baut man Glaubwürdigkeit und Vertrauen auf. Kommen auf das Projekt schwierige Situationen zu, hilft das Vertrauen und die guten Beziehungen die Schwierigkeiten gemeinsam und fair zu meistern. So gesehen ist das Vertrauen die eigentliche Währung des Projektleiters! In Summe lässt sich sagen, dass das es im Stakeholder-Managements um das Pflegen der Beziehungen im Projektumfeld geht. Damit lassen sich aufkommende Schwierigkeiten oft im Keim ersticken und trägt so wesentlich zum Projekterfolg bei.

Danke für das Interview.